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                              医院经济合同履约管理内部控制研究

                              作者:未知

                                 摘要:随着医疗体制改革的深入,医院签订的经济合同数量及金额不断增加,合同履约过程中出现的问题屡见不鲜,加强合同履约管理内部控制非常必要。文章以财政部于2014年1月在全国实施的《行政事业单位内部控制规范(试行)》为依据,结合S医院2017年经济合同履约实例,对医院经济合同履约管理进行剖析。通过分析认为,合同履约管理是包括健全管理制度、建立合同台账、监督履约过程、加强支付预警和推进信息化建设等内容的有机结合。在合同履约管理中,业务部门建立合同执行台账,对合同实施过程进行动态管理;财务部门建立合同支付台账,对合同付款情况进行跟踪管理;合同归口管理部门建立整体合同管理台账,定期与业务、财务部门进行核对并监督合同履约情况,对合同进行全面管理。医院应加强合同管理信息化建设,运用信息技术手段规范合同履约流程,提高工作效率。文章关注于合同履约环节的管理研究,建立了S医院合同履约内控体系,对于提高医院合同管理水平,规避经济风险,提高经济效益具有重要意义。
                                 关键词:医院;合同履约;内部控制
                                 一、绪论
                                 行政事业单位作为社会公共服务提供的主体,其内部控制工作不论是在制度建设、机制设计还是监督管理方面,都存在着一定程度的滞后性,医院属于行政事业单位,也存在着同样问题,尤其是医院内部控制体系中经济合同履约管理更为突出。医院经济合同主要是指医院以书面形式同其他单位或个人签订的各类合同,是医院进行对外经济交往、技术交流和科研协作的重要载体,其履约管理是落实医院经济合同条款的关键环节,也是核心问题。但是在实际工作中,医院对经济合同的管理往往是“重签订,轻执行”,即对合同的制定、签署环节非常重视,流程规范,审核严格,但对合同执行环节不够重视,缺乏相应管理制度,未开展履约全过程监管以及无履约风险管控措施等问题,再加上合同信息化管理缺位、合同管理部门人员法律意识不强、合同条款执行不力、部门沟通不畅、监督机制不到位等主客观因素,合同履约管理一直是医院经济合同管理内部控制的薄弱环节。
                                 本文以财政部于2014年1月在全国实施的《行政事业单位内部控制规范(试行)》为依据,结合S医院2017年经济合同履约实例,对医院经济合同履约管理进行剖析,并尝试构建合同履约管理的内部控制体系,希望能对医院规避经济合同履约风险,加强内部控制建设等方面提供帮助。
                                 二、医院经济合同履约管理面临的问题
                                 医院经济合同订立后,医院应当与合同方一起遵循诚实信用原则,履行合同约定的义务。合同履行阶段包括合同履行、合同变更、解除和终止、合同结算、合同纠纷处理等环节。目前医院在经济合同履约过程中主要面临以下问题。
                                 (一)合同履约监督管理不到位
                                 医院在合同签订后,业务部门往往缺乏对合同对方约定义务履行情况的检查,包括未建立合同履约管理台账、未对合同的执行过程进行详细记录、忽视对合同执行期限的监督以及不能严格按照合同要求对发生的经济事项进行验收等,造成合同履约监管失控,导致医院利益受到损失。S医院签订的后勤服务类合同中对服务质量考核的频率、方式、办法以及考核标准都做出了明确规定,但是在合同执行过程中,承办部门未按规定要求对合同对方进行有效、及时的检查和评价,造成外包服务公司的服务标准不能落实到位,服务品质低劣,严重影响医疗业务的开展和医院的服务品牌。对合同执行期限的监管不到位,尤其是长期维保合同,更多的是依赖合同对方对合同期限的提醒,容易出现在原合同未执行完毕的情况下又重复签订合同,造成一个项目两次支付情况的发生,这在维修保养类合同中占很大比例。在合同执行过程中,部分合同虽然约定了“经验收合格后付款”的条款,但是却未能严格执行,甚至不填写验收合格单,使验收成为“走过场”。S医院在其2017年签订的合同中约定有验收环节的合同34份,其中未进行验收的合同达11份,占32%;验收报告内容不全的12份,占35%;甚至发生先付款后验收的合同2份,占6%,验收环节上未按约定执行的合同就达到了总数的一半以上,致使医院不能及时确认合同对方交付产品的质量是否符合要求,一旦出现产品质量问题,无法追究对方责任,给医院带来不可预估的经济损失。
                                 (二)合同结算环节缺乏有效控制
                                 合同结算环节是合同执行过程的重要环节。在该环节,医院缺乏对合同金额支付进度的跟踪管理,一般由业务承办部门把握资金的支付,财务部门只根据业务部门提供的批复来支付资金,未建立合同支付明细台账,未能依据合同约定将支付比例与合同完成进度进行匹配。业务部门对在执行过程中发生的合同条款变更或解除,只履行重新签订合同的程序,对原合同却不及时进行变更或解除登记,容易造成重复付款情况的发生。业务部门与财务部门缺乏统一协调,在管理上相互脱节,容易出现预算透支、未扣留质保金、基建项目未达到约定的进度就提前付款等情况,对可能发生的财务风险未能有效控制,有可能导致医院经济利益受损。S医院2017年签订的合同中,涉及已经支付的合同有36份,未按合同约定的条件进行支付的合同达18份,占总数的50%,其中合同约定付款期限未到,就已经全额支付款项的合同9份,占违规支付合同的50%;未按约定付款比例支付的合同5份,占28%;应收而未收取质保金的合同3份,占17%,涉及金额达21.4万元;甚至发生先支付款项后补签合同的情况,虽然所占比例较小,但是足以表明医院的合同资金支付未得到有效监管。
                                 (三)合同信息化管理有待加强
                                 目前很多医院的经济合同管理仍停留在以纸质原件为基础的手工管理阶段,存在易产生差错、信息流通缓慢、工作效率低下、缺乏有效的全过程监控、无法实现合同履约的动态监测等问题。有些医院虽然使用OA系统加强对合同的信息化管理,但也仅是初步实现了合同签订过程中的审批由线下变为线上,对合同的全过程管理尚处于缺失状态,信息化水平有待提高。具体体现在没有建立合同履约管理与财务系统连接,无法对合同执行进度和收付款情况进行控制;对合同履行过程中所涉及的支出、验收、实施进度等动态化信息无法实时掌握;对履约异常情况不能实现在线预警;对医院经济合同数据的统计和分析带来困难,无法及时为领导决策提供支持。由于管理手段落后,容易导致合同在执行过程中出现差错,增加医院经济风险。S医院虽然设立了合同归口管理部门,但尚未达到全方位信息化管理的程度,合同管理人员无法实时掌握每项合同的进度,业务部门、財务部门、合同归口管理部门脱节现象时有发生。医院只能对合同的审批、签订、存档流程进行手工管理,对合同执行过程不能跟踪管理,无法实现对所有经济合同履约情况的即时汇总,履约管控难度较大。    三、加强医院经济合同履约管理内部控制的建议
                                 (一)完善合同履约全过程管理
                                 《行政事业单位内部控制规范(试行)》第五十四条第一款规定:“单位应建立健全合同内部控制管理制度。”目前医院缺乏合同履约管理制度是其在经济合同执行过程中面临风险的主要原因。医院应梳理合同业务流程,完善合同管理相关制度,结合本单位特点加强对经济合同履约方面的控制流程及管理制度的制订,如合同履行、合同结算、合同补充、变更和解除、合同纠纷处理等,通过制订合同履约管理的细则和流程,明确各部门的职责,规避合同执行过程中的风险,使合同履约规范化管理有据可依,保障医院的合法权益。
                                 医院应当建立业务部门、合同管理部门及财务部门之间管理流程以及信息交互机制,密切关注合同实际履约情况,确保合同实施的全过程管理。合同签订以后,业务部门应建立合同执行管理台账,从合同约定的完成时间、质保期开始时间、验收时间、付款时间等方面对合同实施动态管理,严格按照合同约定的条款内容,对合同对方的履约情况进行监督检查并详细记录,如果发现对方未履行义务或履行过程存在缺陷,应及时采取相关措施,避免损失,并按合同约定做好追究责任的准备。验收环节是合同履约过程中的重要环节之一,医院应加强对合同执行情况的检查和验收,业务部门应按照合同约定的条款,对到货时间、货物数量、商品型号、货物质量等方面加强监管,组织使用科室参与验收,并填写验收报告,防止采购人员与验收人员同为一人的现象发生,做到不相容岗位相互分离。合同归口管理部门应建立整体合同管理台账,每月与各业务部门和财务部门进行核对,定期对合同的执行情况进行分析,并出具分析报告。
                                 (二)强化合同结算管理控制机制
                                 医院应建立合同结算控制机制,将合同结算纳入到财务预算管理控制中。在合同履约过程中严格按預算方案执行,实现合同管理与预算管理相结合,真正做到“无预算不执行,有预算不超支”。合同结算是合同执行的重要环节,既是对合同签订的审查,也是对合同履约的监督,财务部门应加强合同支付环节的审核,由业务部门负责归集发票、验收单等原始凭证并填写付款申请,比如后勤服务项目支付时需要有相关科室对服务满意程度的签字确认表;采购货物付款时需核对入库单、验收单等资料;维修项目还需要有业务部门的确认单;基建项目付款需有相应的竣工验收单及审计公司出具的审核报告等。经财务部门审核后,按照合同约定的付款期限、方式和金额进行结算,对需要支付预付款的合同,应按照约定的项目进展程度进行付款,付款比例与合同完成程度相匹配,不得超进度、超比例支付款项。对不符合约定的付款申请,财务部门应拒绝付款,并及时向领导汇报,避免出现付款与合同履行脱钩现象。财务部门还应建立合同支付明细台账,按照合同约定的付款条件,对合同支付情况进行追踪监控,当累计支出金额达到合同约定限额时,由财务部门发出停止支付预警,防范合同支付风险,实现对合同实施情况的控制管理。在合同执行过程中发生的权利义务变更,业务部门应及时申请补充、变更甚至解除合同,并向合同管理部门及时进行登记,与财务部门做好沟通,防止发生重复付款情况。
                                 (三)建立合同信息化管理机制
                                 当前随着网络技术的不断发展,医院各方面的管理越来越离不开信息系统平台的支持,运用信息技术进行内部控制贯穿医院运行的各个环节,成为现代医院管理的关键。目前医院的信息系统主要是用于日常业务需求,如HIS系统、LIS系统等,但是对经济合同的管理方式却相对落后。随着医院业务的增长,经济合同的种类及数量也在不断加大,依靠传统手工管理方式已经不能适应医院内部控制管理的需求。加强合同管理信息化建设是医院提高工作效率、完善内部控制管理的重要手段,同时也是医院进行精细化合同管理的必然趋势。医院不仅要对合同在审批和签订环节中进行信息化管理,更要加强对合同履约的全过程动态管理。这样可以将合同信息管理系统与医院预算财务系统、资产、物资采购系统进行关联,使合同信息能够在采购、入库验收、付款及实施进度等环节及时反映,实现合同管理全过程预警。各部门也能随时跟踪掌握合同履约情况,利用计算机的汇总分析功能,对经济合同管理数据进行统计分析,为领导决策提供参考依据。医院应在合同管理领域积极推进信息化平台建设,借助计算机的强大功能,将对合同项目从签订到执行再到付款直至履约完毕的整个过程进行动态化管理,全面提升医院合同管理水平,实现合同业务细致化管理。
                                 四、结语
                                 经济合同履约管理是医院内控体系的重要组成部分,直接关系到医院经济秩序的正常运行。本文通过实例分析,构建了S医院合同履约内控体系,包括健全管理制度、建立合同台账、监督履约过程、加强支付预警和推进信息化建设等内容。在合同履约管理过程中,业务部门建立合同执行台账,对合同执行过程实施动态管理;财务部门建立合同支付明细台账,对合同付款情况进行跟踪管理;合同归口管理部门建立整体合同管理台账,定期与业务部门和财务部门进行核对并监督合同执行情况,对合同进行全面管理。下一步,医院应大力加强合同管理信息化建设,运用信息技术手段对合同执行情况进行全面监管,规范合同履约流程,提高工作效率,取得事半功倍的效果。
                                 通过对医院合同履约的监督管理,促进医院建立健全合同管理制度,规范合同管理流程,完善各项合同管理机制,推进医院内部控制体系的建设,切实提升医院管理水平,实现对经济活动的全面控制,有助于保护医院在经济活动中的合法权益。
                                 参考文献:
                                 [1]刘永泽,唐大鹏.关于行政事业单位内部控制的几个问题[J].会计研究,2013(01).
                                 [2]王艳.医院对外签订经济合同的审核与管理[J].经济研究导刊,2016(18).
                                 (作者单位:首都儿科研究所附属儿童医院)
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